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E-Mail-Knigge für Büro: 7 Tipps

E-Mail-Knigge für Büro: 7 Tipps

Sicherlich haben Sie irgendwann einmal in der Schule gelernt, wie man einen förmlichen Brief schreibt. Doch wie viele haben Sie in den letzten paar Jahren davon verfasst? Geschäftskorrespondenz erfolgt inzwischen fast ausschließlich über E-Mail. Das @-Zeichen ersetzt immer öfter die gute alte Briefmarke. Selbst innerhalb von Unternehmen mit mehr als einer Handvoll Mitarbeiter werden an Kollegen E-Mails geschrieben.

So praktisch die E-Mail auch ist, so leicht drückt es sich vorschnell auf den „Senden“ Button und die unfertige Mail mit dem nicht ganz ausgefeilten Inhalt ist weg – unwiederbringlich. Damit Sie diese Situation und Missverständnisse mit den Kollegen, dem Chef oder Kunden vermeiden, haben wir für Sie folgenden „E-Mail-Knigge“ mit 7 Tipps erstellt.

1.    Ist die E-Mail das richtige Medium?

Wie oft haben Sie schon eine E-Mail, die Sie erhalten haben, als absolut überflüssig empfunden? Sicherlich mehr als einmal. Gehen Sie mit gutem Beispiel voraus und klären sie den Sachverhalt persönlich, wenn es möglich und dem Anlass angemessen ist. Gehen Sie zum Schreibtisch des Kollegen oder rufen Sie Ihren Kunden an. Das gilt für Kleinigkeiten genauso wie komplexe Themen. Schreiben Sie im Anschluss an das (wichtige) Gespräch eine E-Mail, die die wichtigsten Sachverhalten übersichtlich zusammenfasst.

Email Laptop2.    Betreff nicht vergessen

Eine E-Mail ohne Betreff sortiert der Empfänger schnell aus bzw. übersieht sie. Wer seine Geschäftskorrespondenz E-Mail erledigt, weiß die kleine Nachfrage des Programms, ob diese E-Mail wirklich ohne Betreff gesendet werden soll, sicherlich zu schätzen. Denn schneller als man denkt, ist die E-Mail ohne Betreff losgeschickt. Achten Sie darauf, den Betreff wirklich aussagekräftig zu wählen, da einige E-Mail-Programme keine Erinnerung, die Betreffzeile auszufüllen, haben. Ändern Sie ggf. den Betreff – auch wenn Sie auf eine Konversation antworten – „Re.:Re..Re.“: am Anfang lenkt nur unnötig ab und es ist manchmal nicht auf den ersten Blick ersichtlich, worum es überhaupt geht. Sie werden sehen, Ihr E-Mail-Postfach wirkt sofort übersichtlicher und auch die Schlagwortsuche klappt wunderbar, wenn man einen guten Betreff wählt.

3.    Kurzfassen

Schreiben Sie kurze, knackige Sätze. Verzichten Sie auf ellenlange Ausführungen und Schachtelsätze. Das zeigt dem Empfänger bestenfalls, dass Sie die Kommasetzung beherrschen. Im schlimmsten Fall müssen so nämlich mehr E-Mails als eigentlich notwendig hin und her schreiben werden – einfach nur, um Missverständnisse zu vermeiden. Denken Sie daran, dass viele Leute ihre E-Mails auf dem Handy checken. Muss man da mehrmals nach unten scrollen wird es schnell unübersichtlich.

 

Bildschirm PC Inbox 4.  Rechtschreibung und Grammatik

Gewöhnen Sie sich an, Ihre E-Mail vor dem Absenden noch einmal durchzulesen. Der Fehlerteufel schleicht sich schnell ein. Die Rechtschreibprüfung Ihres E-Mailprogramms können Sie als Hilfsmittel nutzen. Behalten Sie dabei im Hinterkopf, dass Sie sich nicht hundertprozentig darauf verlassen können. Greifen Sie lieber zum Duden, um sich zu vergewissern, dass man das komplizierte Wort auch wirklich so schreibt. Vergessen Sie nicht Kommas zu setzen, damit sich der Text flüssig liest.

Wirklich wichtig und ein selbstverständliches Zeichen von Höflichkeit ist es, dass Sie den Namen des Empfängers korrekt schreiben und auch die Anrede an das Geschlecht des Lesers anpassen. Keine Dame möchte mit „Sehr geehrter Herr Schmidt“ angeschrieben werden.

5.    Keine Kürzel

Natürlich können Sie den lieben Kollegen, die sie nicht nur vom Sehen auf dem Parkplatz kennen „LG“ statt „Liebe Grüße“ schreiben. Ihren Kunden sollten Sie jedoch besser „Mit freundlichen Grüßen“ verabschieden statt mit einem legeren „MfG“. Abkürzungen können vielleicht nett gemeint sein, allerdings beim Empfänger negativ ankommen. Es suggeriert möglicherweise, dass Sie sich einfach nicht die Zeit nehmen um alles auszuschreiben, die Mail also einfach nicht wichtig genug ist oder Sie das Thema, oder noch schlimmer die Person, nicht ernst nehmen.

6.    Keine Lesebestätigung

Auch wenn es natürlich möglich ist, sollte die Nutzung der Lesebestätigung mit Bedacht genutzt werden, da eine solche Anforderung schnell als lästig empfunden wird.. Warum sollten Sie diese Funktion auch nutzen wollen? Schließlich ist sie keine Versicherung, dass der Empfänger Ihre Mail auch wirklich gelesen geschweige denn auch beantworten wird. Die Lesebestätigungsanfordrung kann der Adressat bei Empfang auch ablehnen oder schlich und einfach ignorieren.

7.    Priorität der Email

Manche Emailprogramme haben die Funktion die Priorität der Email festzulegen. Setzen Sie das Ausrufezeichen, dass die hohe Priorität anzeigt, nur sehr, sehr sparsam ein. Hat jede zweite Email, die Sie senden eine hohe Priorität, inflationieren Sie die Funktion und der Empfänger wird Ihrer Email keine besondere Aufmerksamkeit schenken oder bevorzugt lesen und beantworten. Fragen Sie sich, ob Ihre Email wirklich so wichtig ist, dass Sie zwingend ein Ausrufezeichen erfordert.

Mann vor Wand mit Emails

Eine aktuelle Studie zeigt, dass allein in 2017 mehr als 260 Milliarden Mails versandt wurden und der Trend lange noch nicht vorbei ist. So sagt eine Prognose derselben Studie voraus, dass in 2020 mehr als 300 Milliarden Mails weltweit versendet werden. Unser E-Mail-Knigge trägt hoffentlich einen kleinen Teil dazu bei, dass einige dieser 300 Milliarden Korrespondenzen wirklich auf den Punkt gebracht und für den Empfänger angenehm zu lesen sind.

Haben Sie noch mehr Tipps, die wir unbedingt in unseren Email-Knigge aufnehmen sollten? Dann berichten Sie uns auf unserer Facebook-Seite oder bei uns auf Twitter davon.

COMPUTER HAND 2017 wurden mehr als 260 Milliarden Mails versandt. Der Trend ist nicht vorbei. So sagt eine Prognose voraus, dass in 2020 mehr als 300 Milliarden Mails weltweit versendet werden.
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