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Der Abwesenheits-Assistent: eine überholte Gattung?

Der Abwesenheits-Assistent: eine überholte Gattung?

Für viele Angestellte ist es eine der letzten Handlungen vor ihrem Urlaub: Die Aktivierung des Abwesenheits-Assistenten im E-Mail-Programm. Die automatisch versandte Nachricht informiert jeden, der versucht per E-Mail Kontakt aufzunehmen, dass der Adressat nicht anwesend ist.

Im Zeitalter der ständigen Erreichbarkeit über Smartphones, Tablets und Hotspots stellt sich allerdings die Frage: Gibt es wirklich noch Momente, in denen wir unsere E-Mails nicht lesen? Ist der Abwesenheits-Assistent also nicht längst überholt?

Immer erreichbar?

Es ist richtig: Immer mehr Menschen lesen auch im Urlaub ihre Arbeits-E-Mails. Doch das ist eine der heutigen Arbeitswelt geschuldete Unart. Denn: Angestellte haben das Recht auf ihre freie Zeit. Im „Bundesurlaubsgesetz“ heißt es: „Angestellte müssen an ihren freien Tagen von der Arbeit ganz entbunden sein.“ Der Abwesenheits-Assistent ist für Arbeitnehmer und Unternehmen deshalb eine unabdingbare Hilfe: Er verschafft dem Urlaubenden das beruhigende Gefühl, dass niemand vergeblich auf Antwort wartet; das Unternehmen wiederum kann sicher sein, dass Anfragen nicht ins Leere laufen.

Damit der Assistent diese Funktion erfüllt, müssen jedoch ein paar Dinge beachtet werden. Die versandte Nachricht sollte …

  • … genau darüber informieren, wann der letzte Arbeitstag ist und wann man wieder im Büro erreichbar ist.
  • … statt „morgen“ oder „nächste Woche“ das genaue Datum nennen.
  • … den Namen und die E-Mail-Adresse und ggf. auch die Telefonnummer einer Vertretung benennen, an die sich der Absender wenden kann.
  • … einen Hinweis enthalten, ob die E-Mails gelesen werden oder nicht.

Nicht nur in der Urlaubszeit übernimmt der Abwesenheits-Assistent eine wichtige Funktion. Immer öfter wird er genutzt, um auf eine schlechte Erreichbarkeit hinzuweisen – etwa im Falle von langen Meetings, Geschäftsreisen oder Kongressen. Denn gerade weil wir heute alle immer und überall erreichbar sind, erwarten wir umgekehrt eine schnelle Antwort auf unsere Anfragen. Da ist es hilfreich zu erfahren, dass es mit der Rückmeldung etwas länger dauern kann.

Gerade für Selbständige ein „out-of-office-reply“ extrem wichtig, da diese ihre Arbeit oft nicht delegieren können. Dann ist beispielsweise die folgende Formulierung hilfreich:

  • Ich bin im Urlaub von xy bis xx. Ich lese nur sporadisch E-Mails. In wichtigen Fällen bin ich unter xy erreichbar.

Witzige Abwesenheits-Assistenten

Neben den Standardformulierungen begegnet man immer wieder “lustigen” Abwesenheits-Botschaften. Beispiele gefällig?

  • Ich bin von xxx bis nicht im Büro, um mir Herz und Gehirn entfernen zu lassen, so dass ich nach meiner Rückkehr einen Managementposten übernehmen kann.
  • Ich bin im Urlaub und zu betrunken, um zu antworten – darum viel Erfolg bei meinen Kollegen.
  • Ich liege am Strand bis xy. Okay nicht rund um die Uhr – aber oft. Darum rate ich Ihnen mit meinen Kollegen Kontakt aufzunehmen.
  • Vielen Dank für ihre E-Mail. Ihre EC-Karte wurde für die ersten zehn Worte mit 5,99 Euro belastet sowie mit 1,99 Euro für jedes weitere Wort.

Der Nachteil dieser lustig gemeinten Botschaften ist, dass sie oft nicht lustig sind und – viel schlimmer – den Zweck des Assistenten nicht erfüllen: Dem Absender eine klare Mitteilung darüber zu geben, wann man wieder erreichbar ist und an wen man sich bis dahin wenden kann.

Die Grenze zwischen lustig und unfreundlich ist schmal. Es kommt auch auf die Branche an, in der man sich bewegt. Ein junges Kundenklientel akzeptiert eine flapsige Botschaft eher als ein seriöses. Aber wissen sie vorher immer genau, wer sie kontaktiert? Darum: Lieber eine sachliche out-of-office-Nachricht, als ein verprellter Kunde.

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Auch im "Daueronline-Zeitalter" ist der Abwesenheits-Assistent ein wichtiges Instrument
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