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Kommunikation im Büro: E-Mail vs. Telefon

Kommunikation im Büro: E-Mail vs. Telefon

Das Telefonieren gehört zum Arbeitsleben wie die Butter zum Brot – eine einleuchtende Kombination, aber es gibt auch Alternativen. Vor den Zeiten des Smartphones war es ganz normal, jemanden anzurufen, doch inzwischen wird auch oft auf E-Mails und Chat-Dienste wie Skype oder WhatsApp ausgewichen. „Einfach mal schnell anrufen“ scheint vor allem in der jüngeren Arbeitergeneration die immer weniger beliebte Option zu sein. Es geht sogar so weit, dass manche eine regelrechte Telefon-Phobie entwickeln. Da diese Generation aber die Zukunft der Arbeitswelt ist, stellt sich die Frage: Ist telefonieren noch zeitgemäß oder gibt es beim Telefonieren doch bestimmte Vorteile, die in der schriftlichen Kommunikation verloren gehen? Und wie überwindet man die Angst vorm Telefon?

 

Telefon vs. E-Mail

Die E-Mail hätte sich wohl nicht etabliert, wenn es keine deutlichen Vorteile gegenüber dem Telefonieren gegeben hätte. Trotzdem ist sie nicht unbedingt das Nonplusultra, wie jeder weiß, der schonmal mehrere Tage oder eben zu lange auf die Antwort auf eine wichtige Frage gewartet hat. Da wäre ein kurzes Telefonat wohl zielführender gewesen. Andererseits sind E-Mails vor allem auch dann praktisch, wenn man um 2 Uhr nachts einen Geistesblitz hatte und den nun seinen Kollegen mitteilen muss. Wie immer kommt es einfach auf die Situation an. Deshalb sind hier die Vorteile des Telefonierens und des E-Mail-Schreibens.

 

 

Büro Telefon

 

Vorteile des Telefons

  • Man bekommt schnell eine Antwort oder man bekommt zumindest eine Ahnung, was der andere denkt oder ob es noch offene Fragen gibt.
  • Man kann Missverständnisse und Fragen sofort klären. An der Stimme des anderen hört man außerdem, wie bestimmte Dinge gemeint sind und wie die Stimmung ist.
  • Es ist einfacher eine Diskussion zu führen. Außerdem ist man stärker auf die Unterhaltung konzentrierter und kommt schneller zu einem Ergebnis.
  • Man braucht seine Augen nicht dazu. Das heißt, dass man in der Arbeit auch mal vom Bildschirm aufsehen und entspannen kann, und dass man auch bei einem Anruf während eines Spaziergangs nicht aus Versehen gegen die nächste Straßenlampe läuft.
  • Es ist persönlicher, da es mehr Aufmerksamkeit in Anspruch nimmt und dadurch oft auch zielführender.

 

 

Frau Email Laptop

 

Vorteile der E-Mail

  • Man kann auch außerhalb der Arbeitszeiten des Adressaten die E-Mail verschicken. Vor allem bei globalen Unternehmen mit Angestellten in mehreren Zeitzonen ist es so möglich, zusammenzuarbeiten.
  • Es macht nichts, wenn der Adressat gerade keine Zeit hat. Man kann seine Nachricht übermitteln, ohne zu stören oder während der andere gerade in einem Meeting ist.
  • Man kann Dokumente verschicken oder Links zu nützlichen Blogartikeln, Studien oder andere Online-Ressourcen teilen.
  • Diskussionen und besprochene Aufgaben sind schriftlich festgehalten. So weiß jeder, was zu tun ist oder kann sich auch später noch einmal auf Besprochenes beziehen.
  • Man kann mehreren Leuten gleichzeitig dieselbe Nachricht schicken. Telefonkonferenzen können verwirrend sein, weil man nicht weiß, wer was sagt, und es passiert schneller, dass man sich gegenseitig unterbricht. Bei einer E-Mail kommt jeder zu Wort. Wenn es um reine Informationen geht, muss nur eine E-Mail verschickt werden, statt jeden einzeln anzurufen.

 

 

Die Angst vorm Telefonieren

Genauso wie es auf die Situation ankommt, kann es auch auf den Telefonierer bzw. E-Mail-Schreiber ankommen; vor allem, wenn man Angst vorm Telefonieren hat. Der ein oder andere, der sich gerne vor einem Telefonat drückt, hat bestimmt schon einmal einen Satz wie „Mit einem Anruf hättest du die Sache viel schneller geklärt“ gehört. Doch ein Telefonat kann eine so nervenaufreibende Angelegenheit sein, die sich von Nervosität bis hin zur Panik entwickeln kann, dass es letztendlich doch schneller geht, eine sorgfältig durchdachte E-Mail zu schreiben.

Die Angst vorm Telefonieren, ob das einen Anruf tätigen, entgegennehmen oder beides ist, kann mehrere Ursachen haben. Manche haben Angst, dass sie sich verhaspeln oder stottern und dadurch nicht verstanden werden. Andere sorgen sich, wichtige Informationen zu verpassen oder etwas falsch zu machen und vom Gegenüber negativ bewertet zu werden. Ein weiterer Grund kann auch sein, offene Konfrontationen vermeiden zu wollen und damit zum Beispiel die Sorge, keine Antwort auf eine Frage zu haben oder nicht zu wissen, wie das Gespräch verlaufen wird.

 

Frau Angst vorm Telefon

 

Ob diese Ängste nun rational sind oder nicht, spielt erstmal keine Rolle. Die gute Nachricht: Man kann Telefonieren durchaus üben und mit ein wenig Durchhaltevermögen über seine Ängste hinwegkommen. Denn je öfter man sich der Situation aussetzt, desto vertrauter wird man damit. Ziel muss nicht sein, dass man Telefonieren danach liebt, aber man sollte zumindest nicht von der Angst kontrolliert werden. Deshalb sind hier 5 Tipps, wie man der Angst entgegenwirken kann:

  1. Auf den Anruf vorbereiten. Informieren Sie sich über die Person, die Sie anrufen, und notieren Sie sich den Grund für Ihren Anruf und was besprochen werden soll.
  2. Möglicherweise benötigte Informationen bereitlegen. Es könnte sein, dass ein bestimmtes Dokument zur Sprache kommt? Legen Sie es bereit oder öffnen Sie es am Computer, damit Sie es gleich zur Verfügung haben und nicht erst danach suchen müssen und so den Faden verlieren.
  3. Einen Ort wählen, der nicht zusätzlich stresst, denn das Telefonat an sich ist schon stressig genug. Manche brauchen eine ruhige Ecke, wo ihnen niemand zuhören kann, für andere ist der generelle Lärmpegel im Großraumbüro die perfekte Tarnung. Machen Sie es so, dass Sie sich auf den Anruf konzentrieren können.
  4. Andere um Hilfe bitten. Sie sind garantiert nicht die einzige Person, die nicht gerne telefoniert. Deshalb müssen Sie sich auch nicht schämen, sondern sollten den Kollegen Ihres Vertrauens um Hilfe bitten. Egal, ob das für Sie nur gut zureden oder im Fall der Fälle das Telefonat übernehmen bedeutet. Wenn Sie wissen, dass Sie mit der Situation nicht allein klarkommen müssen, wird es gleich viel leichter fallen.
  5. Nicht nachdenken, sondern tun. Klingt einfacher gesagt als getan, aber je mehr man darüber nachdenkt, desto verrückter macht man sich zum Schluss. Sie wissen, dass Sie um den Anruf nicht herumkommen? Schieben Sie es also nicht auf, sondern bringen Sie es lieber gleich hinter sich. Mehr darüber nachdenken und sich Horror-Szenarien ausmalen ändert schließlich nichts. Falls es Ihnen hilft, können Sie sich für danach eine Belohnung ausdenken.

 

 

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Die E-Mail hätte sich wohl nicht etabliert, wenn es keine deutlichen Vorteile gegenüber dem Telefonieren gegeben hätte.
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