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Mit Mind Mapping zum effektiven Meeting

Mit Mind Mapping zum effektiven Meeting

Weltweit verbringen Arbeitskräfte bis zu 5,6 Stunden in der Woche in Besprechungen, 69 Prozent* von ihnen haben dabei das Gefühl, dass sie ihre Zeit produktiver und sinnvoller nutzen könnten. Trotzdem sind Meetings essentiell, da die Arbeitnehmer in dieser Zeit im persönlichen Kontakt Sachverhalte, Probleme und Meinungen austauschen sowie kreativ werden, um beispielsweise das weitere Vorgehen zu planen.

gelangweilte Teilnehmer eines Meeting s

Mögliche Probleme für ineffektive Meetings

1. Fehlendes Ziel
Wird eine Besprechung einberufen, ist oft nur der Person, die das Meeting leitet, klar, weshalb ein Austausch im Plenum gerade jetzt für den Fortlauf der Arbeit wichtig ist. Geht es um Information, Diskussion oder eine Entscheidung? Oft werden das Ziel und die Gründe des Treffens zuvor nicht formuliert.

2. Falsche Zielgruppe
Einige Meetingteilnehmer haben nichts zu den besprochenen Themen beizutragen und lenken dadurch womöglich noch andere Mitarbeiter ab indem sie lieber mit dem Frollegen quatschen? Möglicherweise ist es für sie gar nicht relevant. Vielleicht wurden also nicht die richtigen Personen oder Abteilungen zu der Besprechung eingeladen.

3. Schlechtes Zeitmanagement
Das Meeting ist für eine halbe Stunde angesetzt, doch es fallen Ihnen immer neue wichtige Punkte ein und erst nach einer Stunde verlassen alle ermüdet den Raum? Ein gutes Zeitmanagement in Abstimmung mit der Agenda ist für ein effektives Meeting unabdingbar.

4. Fehlende Leitung
Viele Besprechungen führen auch deshalb nicht zum gewünschten Erfolg, weil die nötigen Diskussionen, Vereinbarungen etc. nicht entstehen. Daher ist es wichtig, dass es bei jedem Treffen einen Gesprächsführer gibt, der seine Rolle klar und deutlich ausführt.

Eine Methode um sich auf Meetings strukturierter vorzubereiten ist das Mind Mapping.

Mind Mapping wird erstellt

Effizientere Meetings mit Mind Mapping

Mind Mapping sieht auf dem Whiteboard nicht nur sehr kreativ aus, sondern ist gleichzeitig ein hocheffektiver Weg, um das Gehirn mit Informationen zu versorgen oder Informationen von dort abzurufen. Das heißt, dass diese Methode sowohl für die Planung des Meetings als auch für dessen Ausführung ideal ist. Die Anordnung der Ideen folgt einer natürlichen Struktur. Sie werden von einem Zentrum nach außen hin entwickelt, und dabei mit unterschiedlichen Farben, Formen und Linien markiert. Mind Mapping ist ein graphischer Prozess, der wie ein Spiegel Ihres inneren Denkprozesses wirkt. Genauso wie ein Denkprozess nicht linear verläuft, kann auch ein Meeting, spätestens wenn es zu einer Diskussion kommt, nicht immer geradlinig abgehalten werden. Ist Ihre Agenda als Mind Map dargestellt, können Sie darauf problemlos reagieren.

Mind Map erstellen

Eine Mind Map kann man sich, wie der Name verrät, als eine Stadtkarte vorstellen. Das Hauptthema stellt das Stadtzentrum dar, Hauptstraßen sind die wichtigsten Gedankengänge, die Sie zu diesem Thema haben. Die Nebenstraßen markieren die Gedanken, die zwar wichtig jedoch sekundär gegenüber den anderen Ideen sind. Besonders interessante oder relevante Punkte können ähnlich wie Hauptsehenswürdigkeiten graphisch dargestellt werden.

Mind Mapping in einem Notizbuch

Achten Sie darauf nur kurze Ausdrücke oder einzelne Worte zu verwenden, damit es übersichtlich bleibt. Zum besseren Verständnis kann man Bilder oder Graphiken einzufügen. Jedem Unterthema sollten mindestens zwei Unterpunkte hinzugefügt werden. Doch denken Sie daran: Weniger ist mehr, sonst verliert Ihre Mind Map an Nachvollziehbarkeit.

Eine Min Map kann man ganz simpel auf einem Blatt Papier, einem Flipchart oder digital mit entsprechenden Softwares darstellen, um sie dann mithilfe eines Großbildschirms oder Beamers an die Wand zu bringen.

Die Methode ist außerdem überall einsetzbar und kann in einem entspannten Umfeld, mit einem geübten Moderator die Vorlage für beispielsweise eine vollständige Projekt- oder Kommunikationsplanung sein. Strukturieren Sie das anstehende Meeting bereits in der Planungsphase mit einer Mind Map, vermeiden Sie die Probleme unproduktiver Meetings wie schlechtes Zeitmanagement oder zu geringer Output durch fehlende oder falsch gesetzte Ziele. Fördern Sie die Kreativität Ihrer Mitarbeiter und geben Sie Ihnen das Gefühl, Teil des Arbeitsprozesses zu sein. Mit einer Mind Map funktioniert das sicherlich!

*Quelle: https://www.arraspeople.co.uk/camel-blog/project-management-techniques/using-mind-mapping-in-meetings/
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Haben Sie auch schon einmal mit der Mind Mapping Methode gearbeitet? Welche Erfahrungen haben Sie damit gemacht? Erzählen Sie uns doch mehr darüber auf unserer Facebook-Seite oder bei Twitter.

rawpixel-653764-unsplash Mind Mapping ist ein graphischer Prozess, der wie ein Spiegel Ihres inneren Denkprozesses wirkt.
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