5 Wege, ein Ablagesystem für Büro oder Homeoffice zu erstellen

An einem gut funktionierenden Arbeitsplatz ist es wichtig, auf ein Ablagesystem zählen zu können, in dem Unterlagen und Dokumente effektiv geordnet werden und dadurch auch schnell und einfach wieder aufgefunden werden können. Möchtest du ein Ablagesystem für ein Büro oder ein Homeoffice erstellen? Da helfen wir dir gerne! Bring in deinem Homeoffice oder Büro Ordnung ins Chaos durch den Kauf passender Aktenschränke, in denen es geordnet und gut strukturiert zugeht.
Hier bei Viking wissen wir, wie wichtig es ist, dass Büros immer gut organisiert sind – sowohl kleine als auch große. Deshalb zeigen wir dir in diesem Leitfaden, wie man ein Ablagesystem erstellt.

1. Finde den zu dir passenden Aktenschrank

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Akten und wichtige Unterlagen zu lagern. Als Erstes solltest du entscheiden, welche Art für dich am besten passt. Überleg dir auch, wie viel Platz du zur Verfügung hast (musst du mit wenig Platz auskommen, können Aufbewahrungslösungen für kleine Büros am besten sein) und wie viele Unterlagen du hast. Wenn du dir über diese Faktoren im Klaren bist, kannst du dir einen Aktenschrank aussuchen, der die passenden Maße hat, ästhetisch zu deinem Büro passt und die erforderliche Menge an Unterlagen fasst.

Aktenschränke sind in den verschiedensten Formen, Größen, Materialien und Farben zu haben. Bei einer Neuanschaffung fürs Homeoffice solltest du darauf achten, dass der neue Aktenschrank zu der bereits vorhandenen Einrichtung passt, zum Beispiel was die Holzart betrifft. Bei Aktenschränken für ein Unternehmensbüro sind die Größe und auch die Sicherheitsmerkmale wichtig. Ein Schrank mit mindestens vier verschließbaren Schubladen kann zum Beispiel eine sehr gute Option sein.

2. Teile deine Dokumente in verschiedene Aktenschrankordner auf

Du hast einen Aktenschrank für dein Büro oder Homeoffice erworben! Als Nächstes musst du die Dokumente, die in dem Aktenschrank aufbewahrt werden sollen, sinnvoll ordnen. Eine gute Möglichkeit kann sein, zwei Stapel mit den folgenden Kategorien zu machen:

• Zu erledigen / To-do: Auf diesen Stapel gehören alle Unterlagen, die noch bearbeitet werden müssen, also noch nicht abgelegt oder weggeworfen werden können. Dazu gehören unbezahlte Rechnungen und Kostenabrechnungen. Achte darauf, dass diese Unterlagen schön getrennt bleiben und sich nicht mit Unterlagen vermischen, die abgelegt oder weggeworfen werden können.
• Ablegen: Eine der Hauptaufgaben deines Ablagesystems wird sein, dass du Dokumente darin sicher aufbewahrst und bei Bedarf mühelos wiederfindest. Es kann gut sein, dass dieser Stapel riesig wird und noch weiter unterteilt werden muss – mehr dazu im 3. Schritt.
• Recyceln: Papiere, die nicht mehr gebraucht werden und keine vertraulichen Informationen enthalten, kommen direkt auf den Recyclingstapel. So wirst du nicht mehr Benötigtes los und das Recyceln ist gut für die Umwelt.
• Schreddern: Aktenvernichter sind perfekt, um vertrauliche oder sensible Unterlagen zu entsorgen. Wenn du eine Unterlage nicht mehr brauchst und sie vertrauliche Informationen enthält, dann schreddere sie. Aber was, wenn es zu einem Papierstau kommt? In dem Fall hilft dir unser Leitfaden zum Entblocken von Aktenvernichtern.

3. Entscheide, wie du deine Unterlagen organisierst

Bei der Erstellung eines möglichst praktischen und effizienten Ablagesystems können dir Mappen und Etiketten gute Dienste erweisen. Ablagesysteme können komplett unterschiedlich aussehen, je nachdem, wie viele verschiedene Arten von Unterlagen du abzulegen hast; es gibt hier also keine richtige oder falsche Methode. Allerdings gibt es ein paar Tipps, an denen du dich orientieren kannst, um sicherzugehen, dass du mit dem Ergebnis zufrieden bist:

• Benutze Mappen in verschiedenen Farben, um deine Dokumente zu sortieren. Das ist einer der einfachsten Wege, um eine Arbeitsumgebung zu organisieren. Sagen wir zum Beispiel, du verwendest blaue Mappen zum Ablegen wichtiger Notizen und rote Mappen für die Rechnungen. Durch diese visuelle Hilfe lassen sich Papiere leichter ordnen und wiederauffinden.
• Stell sicher, dass die Etiketten gut lesbar sind; dadurch wird es dir leichter fallen, dich in deinem Ablagesystem zurechtzufinden.

4. Trenne dein Ablagesystem für den Haushalt und das für die Arbeit

Falls du ein Ablagesystem für dein Homeoffice hast, solltest du darauf achten, dass sich geschäftliche Papiere und Unterlagen nicht mit den privaten vermischen. Natürlich ist es eine gute Idee, auch private Unterlagen wie Geburtsurkunden, Versicherungspapiere, Rechnungen, Garantien usw. in Ordnern abzulegen, aber die sollten klar gekennzeichnet und getrennt von den geschäftlichen Unterlagen aufbewahrt werden. Es gibt nichts Schlimmeres, als auf der Suche nach einer wichtigen Steuererklärung auch die Zeichnungen deiner Kinder oder andere private und sentimentale Papiere durchwühlen zu müssen!

5. Organisiere dein Ablagesystem regelmäßig

Wenn dein Ablagesystem steht, darfst du nicht vergessen, dass die Arbeit damit nicht zu Ende ist. Es ist wichtig, dass du das Ablagesystem in Schuss hältst, denn wenn sich nach und nach wieder Chaos darin ausbreitet, verliert es seinen Sinn. Mit den folgenden drei Tipps bleibt dein Ablagesystem in einem Topzustand:

• Leg regelmäßig ab: Lass nicht zu, dass sich Papiere auf deinem To-do-Stapel häufen, sondern achte darauf, dass du sie regelmäßig einordnest.
• Werd nicht faul: So verführerisch es oft auch sein mag, aber respektiere dein System und steck keine Papiere wahllos in den Aktenschrank. Das würde deine harte Arbeit sehr schnell zunichtemachen.
• Sei schonungslos: Wenn du denkst, dass du ein Dokument nie wieder brauchen wirst, dann wirf es weg. Sonst wird dein Ablagesystem sehr schnell von unnötigen oder nicht mehr genutzten Papieren verstopft.

Wie Dokumente am effektivsten organisiert werden, ist von Person zu Person unterschiedlich, und das gilt für Ablagesysteme fürs Homeoffice wie auch im Unternehmen. Mit den Tipps aus diesem Leitfaden wird es dir aber leichter fallen, ein System zu entwickeln, das für dich passt. Wenn das erreicht ist, ist der nächste wichtige Schritt, das System beizubehalten! Alles Gute auf deinem Weg zum perfekten Ablagesystem!