Wie man erfolgreich Aufgaben delegiert
Egal, ob Sie ein Team leiten, ein Manager sind oder sogar das Geschäft führen, Aufgaben zu delegieren kann Ihnen helfen, Ihren Tag effektiver zu nutzen und die Ergebnisse Ihres Teams zu maximieren. Doch Aufgaben und Verantwortung zu delegieren bedeutet nicht einfach nur, Arbeit auf andere abzuschieben und Aufgaben stattdessen von Teammitgliedern erledigen zu lassen. Beim Delegieren ist es wichtig, die Aufgabe auf die Fähigkeiten des Mitarbeiters abzustimmen und auch Teil der Verantwortung für die richtige Ausführung der Arbeit abzugeben. Dafür braucht es Vertrauen, doch wenn es funktioniert, geben Sie damit Ihrem Mitarbeiter einen neuen Schub an Motivation, und Sie nutzen Ihre Ressourcen am effektivsten.
Warum delegieren?
Der Delegationsprozess kann sich anstrengend anfühlen und manchmal dazu führen, dass Dinge länger dauern als sie sollten, aber gleichzeitig birgt er auch einige Vorteile. Es erlaubt Ihnen, sich auf wichtigere Dinge zu konzentrieren und nicht von weniger Wichtigem aufgehalten zu werden. Das heißt, Sie sind nicht nur produktiver, sondern Sie können Ihr Team besser führen und mehr Vertrauen aufbauen. Außerdem geben Sie Ihrem Team damit die Chance, sich weiterzuentwickeln und neue Fähigkeiten und Wissen anzueignen. Trotzdem ist es hilfreich, ein System und eine Struktur fürs Delegieren festzulegen.
Was delegieren?
Der erste Schritt im Delegationsprozess ist festzulegen, welche Aufgaben abgegeben werden sollen. Das kann schwierig sein, wenn Sie daran gewöhnt sind bestimmte Aufgaben immer selbst zu erledigen. Fragen Sie sich deshalb, welche Dinge Sie auf keinen Fall abgeben können und schreiben Sie eine Liste auf ein Blatt Papier mit allem anderen, das einer oder mehrere Ihrer Mitarbeiter übernehmen können. Gehen Sie dann Aufgabe für Aufgabe durch und überlegen Sie, welche Fähigkeiten für jeden Punkt benötigt sind und wer über das nötige Wissen verfügt oder wer am meisten davon profitieren würde, sich in diesem Bereich weiterzuentwickeln.
Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg
Delegation ohne richtige Kommunikation kann zu Missverständnissen und Konflikten im Team führen. Die Aufgaben müssen richtig präsentiert werden, damit der zuständige Mitarbeiter nicht das Gefühl hat, dass ihr oder ihm nur zusätzliche Arbeit aufgedrückt wird. Erklären Sie deshalb, welcher Vorteile es bringt, dass die Person die Aufgabe erledigt und warum es wichtig für Sie ist, bestimmte Aufgaben abzugeben. Wenn Sie die ausgewählte Person mit der Aufgabe beauftragt haben, stellen Sie sicher, dass diese weiß, was das Ziel der Aufgabe ist und was Ihre Erwartungen sind. Stellen Sie, falls nötig, Weiterbildung oder andere hilfreiche Wissens-Ressourcen bereit. Die richtigen Anweisungen sind essentiell für den Erfolg und helfen Ihnen, mögliche Fehler oder Konflikte zu erkennen, bevor sie passieren.
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Stärken des Teams erkennen
Die Vorstellung, ein Teammitglied eines niedrigeren Joblevels mit Verantwortung zu betrauen, kann im ersten Moment eher abschreckend sein. Doch bei Delegation geht es nicht darum, einfach irgendjemandem mit einer Aufgabe zu beauftragen. Stattdessen sollten Sie die Stärken und Schwächen eines jeden Teammitglieds kennen, um dann eine bewusste Entscheidung darüber treffen zu können, wer welche Aufgabe übernehmen soll. Natürlich hat nicht jeder Mitarbeiter alle Fähigkeiten und das Wissen, um die Aufgabe so gut wie Sie selbst zu erledigen, doch ein Vorteil des Delegierens ist, dass sich die Person weiterentwickelt und Neues lernt, was wiederum gut für Ihr gesamtes Team oder auch Unternehmen ist. Außerdem sehen Sie dann, wie Ihre Mitarbeiter mit Problemen umgehen und wie sie in den Lösungsprozess gehen.
Nachbesprechung nicht vergessen
Die abgeschlossene Arbeit noch einmal zu besprechen ist ein wichtiger Teil des Delegationsprozesses, auch wenn es verlockend sein mag, Zeit zu sparen indem man kleine Fehler schnell selbst verbessert. Nehmen Sie Fehler lieber zum Anlass, um Ihrem Mitarbeiter etwas beizubringen, damit er oder sie daraus lernen kann. Feedback zu geben ist extrem hilfreich und kann bewirken, dass Sie die gleiche Aufgabe in Zukunft fehlerfrei zurückbekommen. Außerdem ist dies Ihre Gelegenheit, ein Lob auszusprechen und Ihr Team zu ermutigen. Ein Dank für die Hilfe mit zusätzlicher Arbeit kommt immer gut an.
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