Arbeitsplatz 3.0 – neue Wege im Büro

Unsere Arbeitswelt ist mit Smartphones, Tablets, Cloud- und anderen Online-Diensten scheinbar vollständig digitalisiert. Wir bewegen uns den ganzen Tag im Netz und kommunizieren am liebsten per Email oder Handy. Dagegen muten die meisten Büroeinrichtungen – vorsichtig ausgedrückt – eher traditionell an: Papierstapel liegen auf dem Schreibtisch, Hängeregister füllen Schränke und Schubladen, Telefonkabel schlingern umher und Familienfotos und Urlaubspostkarten dekorieren Wände und Regale. Kurz: Wir arbeiten in Büros aus einer vordigitalen Zeit. Auch wenn wir skypen, Videokonferenzen abhalten und im Online-Shop einkaufen – der Blick auf unsere Zimmerpflanze und den Aktenordner scheint unumgänglich. Ist das so? Wo ist der Arbeitsplatz, der unserem digitalen Zeitalter entspricht? Wo ist das so genannte „Büro 3.0“, wie es von manchen genannt wird, zeitgemäße Weiterentwicklung analog zur zukunftsweisenden Web-Technologie? „Büro 3.0“, das hört sich „hip“ an; richtig umgesetzt erleichtert es aber das moderne Arbeiten und senkt die Ausgaben.

Hier die ersten Schritte zum Büro 3.0:

• Flexibiliät ist Trumpf

Sind Mitarbeiter viel unterwegs oder arbeiten Teilzeit? Dann sorgen Sie dafür, dass deren Arbeitsplatz während der Abwesenheit von anderen Mitarbeitern genutzt werden kann. Das bedeutet nicht nur, dass Schreibtisch und Stühle sich einfach an jede Körpergröße anpassen sollten; diese sollten auch frei geräumt sein und Platz zum Arbeiten bieten. Verbessern Sie deshalb Ihr Aufbewahrungs- und Ablagesystem –  hier sind einige Lösungsideen.

• Weg mit dem Papier!

Platz im Büro schaffen Sie vor allem auch dadurch, dass Sie weniger ausdrucken. Fast alles lässt sich am PC lesen und bearbeiten. Und wenn Sie doch mal Briefe per Post bekommen, scannen Sie sie ein und werfen sie das Original weg. Unterlagen, die in Papierform archiviert werden müssen, können Sie in speziellen Archivsystemen unterbringen.

• Festnetznummer weiterleiten

Ihre Festnetznummer im Büro können Sie ganz einfach auf Ihr Smartphone umleiten. Damit erübrigt sich das Schreibtischtelefon. Ein Gerät an der Rezeption reicht völlig aus. 

• Arbeiten Sie mit Laptops

Ein Desktop-PC braucht viel Platz – vor allem unter dem Schreibtisch. Ersetzen Sie ihn doch einfach durch Ihren Laptop. Wenn Sie es angenehmer finden, können Sie diesen am Schreibtisch mit einem externen Bildschirm und einer Tastatur kombinieren. Das Zubehör können sich die Mitarbeiter teilen – das schlägt sich auch in den Kosten für die IT nieder.

• Arbeitsräume vermieten

Zum modernen Bürokonzept gehört auch, dass man flexibel mit den Ressourcen umgeht: Brauchen Sie nicht alle Räume in Ihrem Büro? Dann vermieten Sie diese doch. Ein solches Coworking in Ihren Räumen senkt die Ausgaben und führt zu neuen Kooperationsmöglichkeiten oder einfach nur zu anregenden Gesprächen auf dem Flur.

Auch wenn Sie nur ein paar von diesen Ideen umsetzen, werden Sie merken, dass der frische Wind Sie anregt, anders zu arbeiten. Das Familienfoto wird im Büro 3.0 übrigens aufs Handy geladen und eine Pflanzen-App dient als Ersatz für den verstaubten Ficus in der Ecke.