Übersicht: Briefumschlag Maẞe und richtige Beschriftung
Selbst in Zeiten von E-Mail und anderen Formen elektronischer Kommunikation brauchen wir Briefumschläge, um beispielsweise Karten, Gutscheine, aber auch Rechnungen zu verschicken. Wir öffnen sie beinahe täglich, doch wüssten Sie aus dem Stegreif, welches Briefumschlagformat das gängigste für Geschäftsbriefe ist? Je nach Sendung eignen sich unterschiedlich große Briefumschläge. Wie Papierformate, so sind auch die meisten Briefumschlaggrößen nach einer DIN-Norm definiert. Wir haben die in Deutschland am häufigsten verwendeten Briefumschlagformate für Sie in einer Übersicht zusammengestellt.
C4 Briefumschlag: Großbrief
C4 Briefumschläge sind im Quer- und Hochformat erhältlich und messen 229mm x 324mm. Diese sogenannten Großbriefe entsprechen dem DIN A4 Format, weswegen C4 Umschläge sich besonders für den Versand von Verträgen und Zertifikaten in diesem Format eignen.
Am besten eignen sich C5 Umschläge für Sendungen im DIN A5 Format oder für solche im DIN A4 Format, die einmal in der Mitte gefaltet werden können. Ein C5 Briefumschlag misst 162 mm x 229 mm und wird als Kompaktbrief bezeichnet.
Dieses Format ist eines der am häufigsten verwendeten, da es sich für den Versand von Briefen im DIN-A4-Format eignet, die zweimal quer gefaltet werden. Die meisten Geschäftsbriefe, die maschinell befüllt werden, werden in C6/C5 Briefumschlägen verschickt. Sie sind auf 114 mm x 229 mm genormt.
DIN lang (DL) Briefumschlag: Standardbrief
Das DIN Lang oder auch DL Format ist mit 110 mm x 220 mm etwas kleiner als das C6/C5 Format. Es ist jedoch groß genug für ein zwei Mal gefaltetes DIN A4 Dokument. DIN Lang Briefumschläge werden ebenfalls hauptsächlich für Geschäftsbriefe verwendet, allerdings für die Sorte, die per Hand befüllt werden. Sie zählen also zu den meistverwenden Briefumschlag Größen.
C6 Briefumschlag: Standardbrief
Faltet man eine DINA4-Seite einmal an der Längs- und einmal an der Querseite, erhält man das DINA6-Format, was ideal in einen C6-Briefumschlag von 114mm x 162mm passt. C6 Umschläge eignen sich außerdem für DIN A5 Seiten, die einmal an der Querseite gefaltet werden, oder auch viele Arten von Grußkarten und Postkarten, die auf DIN A6 genormt sind.
Die oben aufgelisteten Formate sind die mit Abstand gängigsten Briefumschlaggrößen in Deutschland. Zu den seltener verwendeten Briefumschlag Größen zählen C0 bis C3 und C7 bis C10, die nicht in die aktuelle Norm DIN 476-2 aufgenommen wurden.
Einen Briefumschlag richtig beschriften
Die Frage wie man einen Briefumschlag beschriftet scheint auf den ersten Blick banal, ist jedoch durchaus berechtigt, gerade wenn Sie seit langer Zeit zum ersten Mal einen Brief verschicken oder einen Briefumschlag mit Fenster beschriften möchten. Außerdem gibt es große Unterschiede zwischen der richtigen Adressierung von Briefumschlägen verschiedener Größen und beim Auslandsversand.
Oben links steht die Adresse des Absenders, auch als solche mit der Überschrift “Absender” gekennzeichnet. Es steht Ihnen frei, Ihre Adresse wegzulassen, doch bei einem Fehler in der Empfängeradresse findet der Brief in diesem Fall nicht zu Ihnen zurück.
Die Adresse des Empfängers steht unten rechts und wird in mindestens drei Zeilen aufgeteilt:
- Empfängername
- Straße mit Hausnummer
- Postleitzahl mit Stadt
- Falls Ausland: Land
Damit die Post einwandfrei eingelesen werden kann, sollte nach unten und nach rechts mindestens 2 cm Platz bis zum Rand gelassen werden.
Unabhängig vom Format wird nur die Vorderseite von Briefumschlägen beschriftet. Selbst der Absender sollte auf die Vorderseite geschrieben werden, da Informationen auf der Rückseite nicht verarbeitet werden.
Das richtige Beschriften von Briefumschlägen ist insofern wichtig, da es bei Abweichungen von der Norm zu Verspätungen oder einer Rücksendung zum Absender kommen kann.
Die Beschriftung von Briefumschlägen verschiedener Größen
Jetzt, da Sie alles Nötige über die gängigsten Briefumschlag Formate und das Adressieren wissen, widmen wir uns der richtigen Beschriftung von Briefumschlägen verschiedener Formate.
Kompaktbriefe (C5-Briefumschläge) sind wie Standardbriefe zu beschriften.
Bei Großbriefen im C4-Format ist zu beachten, diese immer nach demselben Muster wie Standardbriefe zu beschriften, also im Querformat. C4 Briefumschläge werden nur mit Fenster im Hochformat erkannt.
Bei Briefumschlägen mit Fenster wird die Empfängeradresse grundsätzlich oben links auf dem DINA4-Brief angebracht, sodass sie bei korrektem zweifachem Falten des Briefes im Fenster eines Standardbriefes erscheint. Bei einem Großbrief (C4) mit Fenster ist kein Falten nötig.
Briefumschläge bedrucken
Falls Sie mehrere (Geschäfts-)Briefe auf einmal versenden, können Sie Zeit sparen, indem Sie die Briefumschläge bedrucken, statt handschriftlich zu adressieren. Sie können die Empfängeradressen dafür entweder auf Etiketten aufdrucken und diese auf die Briefumschläge kleben, oder die Briefumschläge direkt bedrucken. Hierfür folgen Sie den Anleitungen in Ihrem Microsoft- oder Mac-Textverarbeitungsprogramm. Adressen können auf diese Weise auch gespeichert werden – eine weitere Zeitersparnis, falls Sie regelmäßig Briefe an dieselben Adressen verschicken.
Wir hoffen, unsere Übersicht hilft Ihnen, sich künftig im Briefumschlag-Dschungel zurechtzufinden. Für noch mehr Informationen rund um Büro und Arbeit schauen Sie doch mal auf unserer Facebook-Seite oder bei uns auf Twitter vorbei.
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