Wie man geschäftliche Anrufe perfekt hinbekommt

Professionelle Telefonate sind ein wichtiger Teil der beruflichen Kommunikation. Sie ermöglichen es, Kundenbeziehungen zu vertiefen, Vertrauen aufzubauen und so effektiv wie möglich zu kommunizieren. Allerdings können sie einen vor allem am Anfang auch nervös machen. Das kann dazu führen, dass man wichtige Dinge vergisst zu besprechen oder Anrufen gleich ganz aus dem Weg geht und auf E Mails ausweicht.

Mit ein paar nützlichen Tricks kannst du die Aufregung aber abschütteln und sicherstellen, dass deine geschäftlichen Telefonate produktiv und angenehm verlaufen. Lerne, wie man einen professionellen und selbstbewussten Anruf tätigt. Hier sind fünf Dinge, die du berücksichtigen solltest, damit deine Geschäftsanrufe zu einem Erfolg werden!

Grüße klar und mit Überzeugung

Bist du dir unsicher, wie man am besten in ein professionelles Telefonat startet? Dann fass dich kurz und sag nur das Wesentliche. Egal, ob du anrufst oder angerufen wirst, es ist wichtig, kurz und gut verständlich zu sagen, wer du bist. Sag Hallo, nenne deinen Namen und den deiner Firma und erkläre (wenn du der Anrufer bist), warum du anrufst. Das erleichtert der angerufenen Person den Einstieg und bringt das Gespräch auf die richtige Bahn.

Denk daran, dass ein Anruf anders läuft als eine E Mail

In E Mails empfiehlt es sich meistens, sich kurz und knapp zu fassen, damit der Empfänger die Informationen, die man übermitteln will, ohne viel Mühe erkennt. Am Telefon kommt man mit einer zu knappen Art aber schnell als abrupt oder kühl rüber und macht einen negativen Eindruck.

Um das zu vermeiden, solltest du dich daran erinnern, am Telefon wie eine normale Person zu sprechen. Mach ein wenig Smalltalk und frag die Person am anderen Ende der Leitung, wie es ihr geht, anstatt mit der Tür ins Haus zu fallen. So kann das Gespräch einen natürlichen Gang nehmen und die Gesprächspartner entwickeln ein gutes Arbeitsverhältnis.

Sprich klar und deutlich

Stell sicher, dass du während des gesamten Gesprächs klar und nicht zu schnell sprichst, um gut verstanden zu werden. Es ist wichtig, sich so unmissverständlich wie möglich auszudrücken, vor allem, wenn man jemandem eine Frage stellt oder nach einer Referenznummer fragt. Wenn du lächelst und auf eine regelmäßige Atmung achtest, wird deine Stimme das gesamte Gespräch über angenehm und gleichmäßig bleiben. Wenn du dazu neigst, mit der Zeit schneller oder hektischer zu sprechen, kann es helfen, vor dem Spiegel oder zusammen mit einem Freund zu üben.

Telefonate werden viel besser, wenn du dich gut konzentrierst und Störungen zwischendurch wenn möglich vermeidest. Sorge außerdem für eine gute Audioqualität, indem du ein hochwertiges und leistungsstarkes Telefon-Headset verwendest.

Strukturiere dein Telefonat

Auch wenn es nett ist, ein wenig zu plaudern, solltest du den Zweck des Telefonats immer im Blick behalten. Es passiert schnell einmal, dass man bei einem Telefonat von einer Sache zur nächsten geht und vom eigentlichen Thema abkommt. Dadurch verliert man wertvolle Zeit und kann seinen Gesprächspartner verwirren oder irritieren.
Ruf dir also kurz in Erinnerung, was der Grund und das Ziel des Anrufs ist, bevor du die Nummer wählst. Was willst oder musst du durch den Anruf erreichen und wie erreichst du es? Vor allem im Bereich Telemarketing haben viele Unternehmen festgelegte Abläufe. Wenn nicht, kannst du dir notieren, was du während des Telefonats sagen musst, und dir so deinen eigenen Ablauf erstellen. Zeichne ein Flussdiagramm, das darstellt, wie das Gespräch ablaufen soll, und nutze es während des Telefonats als Orientierung.
Erläutere die nächsten Schritte und beende das Telefonat klar

Am Ende des Anrufs solltest du das Besprochene kurz zusammenfassen und (falls zutreffend) erläutern, was die nächsten Schritte und Maßnahmen sind, damit allen Beteiligten klar ist, wie es weitergeht. Es empfiehlt sich, während der Zusammenfassung alle Aktionspunkte aufzuschreiben, um sich später gut an alle zu erinnern.
Jetzt weißt du, wie man professionelle Telefonate führt, und kannst die gerade gelernten Tipps bei deinem nächsten Anruf gleich anwenden! Denk daran, jedes Telefonat professionell abzuschließen. Danke deinem Gesprächspartner, dass er sich Zeit genommen hat, und verabschiede dich freundlich.