5 Tipps für das Aufräumen Ihrer elektronischen Ablage

Erinnern Sie sich noch? Früher gab es in Unternehmen diese großen, staubigen und meist leicht modrig riechenden Räume, in denen alle Akten und Dokumente über Jahre gesammelt wurden. Um einen bestimmten Zettel zu finden, wurde schon mal gerne die Rollleiter rausgeholt und dann über Stunden die Kartons durchwühlt, denn die Beschriftung war nicht immer lesbar oder es gab so viele Neubeschriftungen, dass niemand mehr wusste was nun wirklich in der Box schlummert. Heutzutage sieht es ganz anders aus, die dunklen Räume sind verschwunden und fast alles wird digital auf dem Computer bzw. auf Servern gespeichert. Das heißt aber nicht, dass es nicht trotzdem ein totales Chaos in der digitalen Ablage geben kann. Damit Ihnen so ein Wirrwarr erspart bleibt, haben wir mit Bestseller-Autor Jürgen Kurz gesprochen und er hat uns Tipps für eine aufgeräumte elektronische Ablage gegeben.

Viking: Wie funktioniert eine gute Ablage?

Jürgen Kurz: Der Computer ist wie ein schwarzes Loch, das Unmengen von Daten verschlingt und nicht wieder ausspuckt. Informationen zu länger zurückliegenden Projekten oder Vorgängen sind oft in weit verästelten Ordnern und Unterordnern abgelegt. Es dauert frustrierend lange, diese wiederzufinden. Hier sind 5 Tipps für die elektronische Ablage:

1)      Erstellen Sie mit den Kollegen Ablagerichtlinien. Immer wenn es darum geht, etwas gemeinsam zu nutzen, haben sich in der Praxis klare Spielregeln bewährt. Das gilt auch für Ihr elektronisches Ablagesystem:

• Zunächst hat jeder seinen eigenen persönlichen Ordner. Hier wird nur das gespeichert, was ausschließlich den Mitarbeiter betrifft.
• Für jede Abteilung wird ein weiterer Ordner angelegt. Auf diesen haben alle Mitarbeiter der Abteilung Zugriff. Für alle Kunden, Lieferanten oder Vorgänge wird ein eigenes Verzeichnis mit sinnvollen Unterverzeichnissen erstellt.
• Zum Schluss gibt es den Unternehmensordner, auf den alle Zugriff haben. Er enthält zum Beispiel Formatvorlagen oder Unterlagen wie Sitzungsprotokolle, die für alle relevant sind.

2)      Alle Dateien erhalten einheitliche Bezeichnungen

• Dateien sind schwierig wiederzufinden, wenn jeder nach Lust und Laune Benennungen festlegt. Was heute plausibel klingt, ist morgen vergessen. Alle Dateien in den Unternehmens- und Abteilungsordnern sowie dem persönlichen Ordner erhalten deshalb einen einheitlichen Dateinamen. Es hat sich in der Praxis bewährt, zunächst mit dem Datum zu beginnen: JJJJ_MM_TT. Dann folgt eine inhaltlich aussagekräftige, individuelle Benennung, zum Beispiel 2017_01_17_Projekt X Protokoll 01.docx. Das einheitliche System dient nicht nur der eigenen Organisation, sondern hilft Kollegen im Vertretungsfall, gesuchte Unterlagen schnell zu finden.

3)      Entfernen Sie veraltete Dateien

• Es kommt häufig vor, dass Unterlagen mehrmals überarbeitet und die einzelnen Versionen abgespeichert werden. Diese vielen Dateien erschweren die Übersichtlichkeit und führen zu ineffizienten Suchzeiten. Das Problem umgehen Sie mit einem Unterordner „Archiv“. Hier legen Sie alle veralteten Fassungen ab. Im Hauptordner befindet sich dagegen nur die aktuelle Version, auf die Sie schnell und unkompliziert zugreifen können.

4)      So verwalten Sie Ihren digitalen Lesestapel

• Projektberichte, interessante Fachabhandlungen oder Fundstücke aus dem Internet haben zwar Ihre Aufmerksamkeit geweckt, aber im Moment haben Sie keine Zeit, diese zu lesen. Da stellt sich ganz schnell Frust ein. Damit Sie weiterhin Freude an diesem Lesestoff haben, sammeln Sie die Dateien in ein eigenes Verzeichnis „Lesen“. Bei Bedarf können Sie auch noch Unterverzeichnisse einrichten. Gelesene Beiträge verschieben Sie in entsprechende Ordner oder löschen diese. Gewöhnen Sie sich an, alle Dateien konsequent zu entfernen, wenn diese älter als drei Monate sind. So werden Sie nicht von der Fülle des To-Do-Lesestapels erdrückt.

5)      Sparen Sie beim Scannen Ihrer Dokumente Speicherplatz

• Im papierlosen Büro müssen Unterlagen wie Geschäftsbriefe digital erfasst und aufbewahrt werden. Inzwischen verfügen alle modernen Kopierer auch über eine Scanner-Funktion. Mit dem Vorlageneinzug sind auch dicke Papierstapel schnell digital erfasst. Um Speicherplatz auf dem Computer zu sparen, reicht eine Auflösung von 200 bis 300 dpi. Wählen Sie als Dateityp für Texte das PDF-Format und für Bilder JPEG.

Viking: Was ist Ihr Fazit für die elektronische Ablage?

Jürgen Kurz: Im Prinzip ähnelt die elektronische Ablage der traditionellen Papierablage. Sie brauchen ein klares Ordnungssystem, damit sich alle schnell und effizient zurechtfinden. Allerdings ist es notwendig, gemeinsame Spielregeln festzulegen und diese auch zu dokumentieren. Wenn sich alle an die Vorgaben halten, verwandelt sich das schwarze Loch in Ihrem Computer zu einem klar strukturierten digitalen Ablagesystem.

Wer auf dem Computer lange nach Dokumenten sucht, verliert nicht nur wertvolle Arbeitszeit und verbraucht viel Konzentration. Es nagt auch am Selbstbewusstsein, wenn sich Informationen nur schwer wiederfinden lassen. Mit den einfachen aber effizienten Tipps zur elektronischen Ablage haben Sie alles im Griff und Sie fühlen sich Ihrer Arbeit gewachsen.

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Da selbst die Ablage inzwischen am Computer gemacht wird, bewegt sich der normale Angestellte kaum mehr vom Schreibtisch weg. Daher ist es umso wichtiger, dass der Arbeitsplatz keine Wünsche offen lässt. Wir haben uns einmal überlegt, wie der perfekte Schreibtisch wohl aussehen würde.

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Auch wenn vieles schon digital verwaltet wird, den einen oder anderen Zettel zum Abheften hat man immer noch mal. Damit da nicht alles drunter und drüber geht, haben wir Ordner, Ringbücher und Rückenschilder für Sie – so behalten Sie den Überblick über Ihre Zettelwirtschaft.

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